Lastikçiler için e-Fatura ve e-Arşiv: bilmeniz gerekenler
Lastik ve oto servis işletmelerinde gün, onlarca küçük satış ve servis işlemiyle geçer. Her birinin faturası doğru ve zamanında kesilmelidir. e-Fatura'ya geçen ya da geçmek zorunda kalan işletmeler için asıl soru "nasıl kesilir" değil, "işi yavaşlatmadan nasıl kesilir" sorusudur.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark
İkisi de elektronik faturadır; fark, alıcıdadır.
- e-Fatura, alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysa kesilir. Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemi üzerinden doğrudan alıcının sistemine ulaşır. Filo şirketleri, kurumsal müşteriler ve diğer bayiler genellikle bu gruptadır.
- e-Arşiv fatura, alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse kesilir. Bireysel müşterilere yapılan satışların çoğu böyledir. Fatura müşteriye e-posta, SMS ya da çıktı olarak verilir.
Hangisinin kesileceğine siz karar vermezsiniz; alıcının vergi numarası sorgulandığında sistem söyler. İyi bir yazılım bu sorgulamayı sizin yerinize yapar.
Kimler e-Fatura'ya geçmek zorunda?
Zorunluluk, işletmenin brüt satış hasılatına ve faaliyet alanına bağlıdır ve sınırlar Gelir İdaresi tarafından zaman zaman güncellenir. Bu yüzden kesin eşik için mali müşavirinize ve Gelir İdaresi'nin güncel duyurularına bakın. Zorunlu olmasanız da gönüllü geçiş mümkündür ve kurumsal müşterilerle çalışırken çoğu zaman işi kolaylaştırır.
Lastikçide asıl zorluk: satışla faturanın kopukluğu
Sık görülen tablo şudur: satış bir programda ya da defterde yapılır, fatura başka bir portalda yeniden yazılır. Ürün adları, ebatlar ve tutarlar iki kez girilir, hata ihtimali de iki katına çıkar. Gün sonunda kasa ile faturalar tutmaz.
Çözüm, faturayı satışın bir sonucu yapmaktır: satış tamamlandığında fatura aynı bilgilerle tek tuşla kesilir, müşteri e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv otomatik seçilir.
Günlük işleyişte dikkat edilecekler
- Müşteri kartlarını doğru tutun: Kurumsal müşterilerin vergi numarası ve vergi dairesi eksiksiz olmalı.
- Ürün adlarını standartlaştırın: "205 55 16 Marka Model" gibi tutarlı adlar hem faturada hem raporda düzen sağlar.
- İadeleri unutmayın: İade edilen ürün için iade faturası ya da iptal sürecini aynı gün işleyin.
- Teklifi satışa çevirin: Teklif verdiğiniz bir iş kabul edildiğinde bilgileri yeniden yazmak yerine teklifi satışa, satışı faturaya çevirin.
Entegratör seçimi
e-Fatura, Gelir İdaresi'nin portalı üzerinden ya da özel entegratörler aracılığıyla kesilir. Günlük fatura sayısı arttıkça, satış yazılımınıza bağlı bir entegratör büyük zaman kazandırır. LastikPro, Uyumsoft ve Nilvera üzerinden e-Fatura ve e-Arşiv keser; satış, teklif ve fatura aynı akışın parçasıdır.